« DUYURULARIMIZ »

İMAJ-iNVOiCE-

FATURALARINIZI ETKİN BİR ŞEKİLDE YÖNETİN! 

Birçok kurum faturalarını basılı formatlarda alır ve bunların ilgili kişiler tarafından kontrol edilmesi ve onaylanması gereğinden fazla zaman alır. Manuel çalışma ortamında faturaların yeterli bir kontrol şansı olmadan gönderilmesi kurumlar için büyük bir riskler oluşturur. 

İŞ AKIŞ ÇÖZÜMLERİ, FATURALARIN KONTROL VE ONAY İŞLEMLERİNİN DE ÜSTESİNDEN GELİR 

İMAJ Fatura Yönetimi, tüm fatura işlem adımlarını göz önünde tutarak önceden tasarlanmış fatura süreçlerini yöneten iş akış çözümleri sunar. İMAJ Fatura Yönetimi, en genişletilmiş otomatik satınalma fatura süreçlerine hizmet eden bir önceden ayarlanmış çözüm paketidir. Tüm faturalama süreçleri düşünülerek tasarlanmıştır. 

Yakalama, veri senkronizasyonu, doğrulama, fatura kaydı, onaylama, iletme ve daha sonra tekrar arama/bulma. Daha fazla güvenlik. İMAJ Fatura Yönetimi kullanımının sağladığı faydalardan bazıları şunlardır: Gelen faturalar merkezi olarak dijital formata dönüştürülür ve revizyon kontrollü olarak saklanır. İşlemler esnasında, süreçle ilgili tüm kullanıcılar aynı anda ve her an süreci görüntüleyebilirler. Fiziksel transfer ile ilgili tüm zaman kaybı ve gecikmeler ortadan kalkar, ki bu kullanıcıların farklı yerlerde olmaları durumunda büyük bir avantaj haline gelir. Belirlenmiş iş süreçleri güvenilir bir şekilde görüntülenebilir, bu da kurum için iş kaybını önler. 

"EN PRATİK" İŞ AKIŞI DA DAHİL

İMAJ Fatura Yönetimi, özel taleplerinize göre hazırlanmış “En Pratik” iş akışıyla geliyor. Bu iş akışı, gelen fatura sürecinin benzerini yapıyor ve bu sayede sistem içerisindekilerin (kullanıcılar, denetçiler, muhasebe elemanlarının) yabancı olmadığı bir sistem kuruluyor. İş akışı, çeşitli uygun özellikler sağlıyor. Bu şekilde hareketler otomatik olarak sorumlu kullanıcının gelen kutusuna yönlendiriliyor; açık süreçler için önceden belirlenmiş zaman aralıklarında hatırlatmalar gönderiyor. Önceden ayarlanmış iş akışı, hem hazırlık aşamasında, hem de proje aşamasında ciddi zaman tasarrufu sağlıyor. 

MİCROSOFT VISIO İLE KOLAY UYARLAMA 

Eğer hala iş akışı ayarlamaları yapmanız gerekiyorsa, bir İMAJ Çözüm Ortağı istenen değişiklikleri çabuk ve sorunsuz olarak gerçekleştirecektir. 

İş akışı ayarlamaları, süreci grafik olarak yaratıp, sunucuya transfer eden Microsoft Visio ile yapılır. Halihazırda, pazarda otomatik faturalandırma sürecinde önceden ayarlanmış iş akışı ve Microsoft Visio ile uyarlama yapan başka bir sistem bulmak güçtür. 

Avantaj açık: bu çözüm, masraftan ve zamandan tasarruf sağlıyor. “Kullanıma hazır” size özel bir çözüm. 

İMAJ Fatura Yönetimi, iki komponent şeklinde bulunuyor: İMAJ INVOICE, Seviye 1, “En Pratik” iş akışını içeriyor ve daha çok gelen faturalardan otomatik veri işlemi sağlıyor; İMAJ INVOICE, Seviye 2, ilave olarak İMAJ XTRACT modülünü içeriyor ve OCR veya barkod bilgisini manuel olarak girme veya transfer etme ihtiyacını ortadan kaldırarak, otomatik fatura verisi seçmeyi mümkün kılıyor. İlave olarak, opsiyonel İMAJ ERP Connector, İMAJ Fatura Yönetimi’ni bir ERP sistemine basit ve maliyet-etkin bir şekilde bağlantılama seçeneği sunuyor. 

YAKALAMA (CAPTURİNG) 

İMAJ Fatura Yönetimi'nin yararları, en iyi tipik bir süreç ipinde canlandırılabilir: gelen faturalar İMAJ CAPTURE ile taranır. Veriler daha sonra İMAJ Fatura Yönetimi'ne transfer edilir (Komponent versiyonuna bağlı olarak ya İMAJ XTRACT, ya da İMAJ DOCUMENTS). Revizyon güvenliği sağlamak için, transfer sırasında direkt olarak erken arşivleme yapılır. Fatura kaydı, sonradan evrakın yanlış olduğu anlaşılsa bile bir seri numarası içermelidir. Yorumlama. 

İMAJ FATURA YÖNETİMİ 

Seviye 2 kullanırken İMAJ XTRACT aktif olacaktır. Önce, doküman verileri OCR ve barkod tanımlama ile okunur, daha sonra otomatik olarak çıkarılacaktır. Önceden tanımlanmış kurallar, içerik bilgilerinin ortalama %80 oranında problemsiz olarak tanındığını göstermektedir. Kurallar, tipik fatura evrak bilgilerini dikkate almaktadır (gönderici, fatura numarası ve tarih, parça listesi, v.s.). Dokuz başlık ve sekiz pozisyon alanı, kendiliğinden (default) okunmaktadır. Hemen tanımlanamayan veriler genellikle manuel doğrulama gerektirmektedir. Gelecekteki tanımlama kotası, sistemin algılama kapasitesine oranla artırılacaktır.

DOĞRULAMA

Fakat İMAJ XTRACT, ilave olarak otomatik doğrulama mekanizmaları sağlıyor. Çıkartılmış verilerle, depolanmış olan verilerin senkronizasyonunu mümkün kılıyor. Bu, opsiyonel ERP Connector’dan alınan mevcut ERP sistemi ana kayıt ve muhasebe verileriyle beslenebilir. Sadece fatura verilerinde sapma olması ve veritabanı bilgilerinde daha önceden tanımlanmış değerleri aşması halinde, ilgili dokümanlar entegre Verify (doğrulama) istemcisine gönderilerek burada manuel olarak düzeltilmeleri sağlanacak ve işlem devam edecektir. 

SUNUM 

Bir sonraki adımda, İMAJ Fatura Yönetimi komponent versiyonuna bağlı olarak, işlenmiş doküman bilgisi manuel veya işlem adımlarının iş akışında tanımlandığı, kontrol, fatura kayıt ve onay işlemlerinin uygulandığı İMAJ XTRACT üzerinden İMAJ DOCUMENTS’e geçirilir. Gerçekleştirilen İMAJ Fatura Yönetimi süreçleri, sorunsuz ve esnek bir şekilde operasyonal süreçteki değişikliklere göre düzenlenebilir. 

GÖNDERİM VE ARŞİVLEME

İşlem çizgisinin sonunda, onaylanan öğeler gönderilmektedir. Aynı zamanda, işlem verileri uyarlanmış, dizinlenmiş ve en son arşiv dosyasında arşivlenmiştir. İMAJ ERP Connector kullanırken de veriler ilgili ERP sistemine transfer edilebilir. 

MALİYETTEN TASARRUF EDİN

Öncelikle, düşük maliyetli potansiyeli, İMAJ Fatura Yönetimi çözümünü bir çok işletme için ideal çözüm haline getirir. Aynı zamanda hızlı bir şekilde yatırımın geri dönüşümünü sağlar. İMAJ XTRACT üzerinden otomatik veri çıkartması sayesinde, işlem maliyetleri yine ciddi oranda azalır. 

HATASIZ FATURA GİRİŞİ

Faturaların indeksleme işlemleri önceden tanımlanmış veri giriş maskeleri ile yapılırken; seçim listeleri ve doğrulama işlemleri ile hatasız veri girişi gerçekleştirilir. İMAJ özellikle XTRACT modülü ile "Gelen Fatura" çözümlenmesinde son derece başarılıdır. 

OCR, ICR veya BARCODE ile taranmış faturaların otomatik olarak indekslenmesi, büyük zaman kazancı sağlar. İMAJ, önceden tanımlanan kurallar sayesinde fatura üzerindeki değerleri otomatik olarak okur ve veritabanına aktarır. 

Ayrıca, sunucunuzun "print spool" dosyalarını COLD adlı modülü ile otomatik olarak arşivleyebilirsiniz. Bu sayede müşterilerinize kesmiş olduğunuz faturalarınıza erişip, tekrar yazıcı çıktılarını alabilirsiniz.


Yukarı Çık!